Guides

Ces guides reprennent les situations rencontrées lors du dépôt de documents en ligne : le portail n’accepte que le PDF, la taille des fichiers est limitée, les photos doivent être en JPG, ou certaines informations doivent être masquées avant l’envoi. Tous les exemples utilisent des données fictives. Les tailles et limites citées ici sont des exemples courants et ne remplacent pas les exigences officielles de l’organisme auquel vous adressez votre dossier : lisez toujours ses instructions.

Préparer un dossier complet en plusieurs groupes

Un dossier type contient plusieurs sortes de documents, chacune avec ses propres règles, par exemple « Diplômes : un PDF de moins de 2 Mo » et « Photo d’identité : un JPG de moins de 500 Ko ». Préparer des documents gère tout le dossier dans une seule session :

Déposez ou choisissez toutes les images (JPG, PNG) et tous les PDF. Chaque page de PDF et chaque image devient une carte de page avec une miniature.
Créez un groupe pour chaque type de document (des noms sont suggérés, ou saisissez le vôtre).
Déplacez les pages dans le bon groupe, faites-les glisser pour les réordonner, faites pivoter les pages à l’envers, recadrez les photos prises au téléphone pour retirer les bords de table, supprimez les pages en trop (avec annulation).
Définissez les exigences de chaque groupe : un PDF ou des images séparées, taille maximale, format A4 ou format d’origine, nom du fichier.
Créez les fichiers. Chaque groupe est vérifié sur des données réelles : taille en octets, format, nombre de pages ou dimensions en pixels.
Téléchargez chaque fichier, ou le tout dans un seul ZIP.

Si un groupe ne respecte pas sa limite de taille, le résultat est conservé et clairement marqué « Hors limite » avec sa taille réelle : vous pouvez alors baisser la qualité, passer en niveaux de gris ou modifier la limite. Le site n’annonce jamais un succès qui n’a pas eu lieu.

Réunir le recto et le verso d’une carte d’identité dans un PDF

De nombreuses démarches demandent « le recto et le verso dans un seul fichier ». Avec Image en PDF ou un groupe dans Préparer des documents :

Choisissez les photos du recto et du verso. Les photos prises au téléphone sont remises à l’endroit grâce à leur orientation EXIF.
Placez le recto en premier. Si la photo montre une grande partie de la table, utilisez Recadrer l’image.
Choisissez A4 avec la marge Normale si le destinataire risque de l’imprimer ; choisissez Garder le format d’origine pour un usage à l’écran.
Fixez une limite de taille s’il y en a une (par exemple 1 Mo) et créez le PDF.

Par défaut, le résultat est un PDF de deux pages, une face par page. Pour mettre les deux faces sur la même page A4, choisissez la mise en page « 2 cartes à taille réelle par feuille » : chaque face est placée à la taille exacte d’une carte, 85,6 × 54 mm (une fois imprimée à 100 %), le recto au-dessus du verso, espacés de 1 cm pour faciliter le découpage. Recadrez d’abord les photos aux bords de la carte pour une taille précise. Les mises en page « 2/4/6/9 par feuille » regroupent plusieurs images ou pages PDF sur moins de feuilles.

Compresser un PDF sous 2 Mo

Utilisez Compresser PDF et choisissez 2 Mo (ou saisissez votre propre limite). Fonctionnement :

Seules les images du PDF sont réduites et réencodées ; le texte et les dessins vectoriels sont conservés : ils restent sélectionnables, interrogeables et copiables.
Plusieurs niveaux sont essayés et la taille réelle du fichier enregistré est mesurée, afin de retenir la meilleure qualité qui reste sous la limite. 1 Mo correspond à 1 000 000 octets.
Si le fichier est déjà sous la limite et que rien ne doit changer, le fichier d’origine est rendu tel quel (signatures numériques et qualité préservées).

Tous les PDF ne peuvent pas atteindre toutes les limites. Un scan de 30 pages à 600 DPI peut ne pas tenir dans 2 Mo tout en restant lisible. Vous verrez alors la plus petite taille réelle obtenue et pourrez passer les images en niveaux de gris, diviser le fichier avec Diviser PDF, ou autoriser la conversion des pages en images (désactivée par défaut, car ces pages perdent leur texte sélectionnable).

Convertir un PNG en JPG de moins de 500 Ko

Avec Redimensionner et convertir des images :

Ajoutez votre PNG (ou plusieurs images à la fois).
Choisissez JPG et une limite de 500 Ko.
Si le PNG comporte des zones transparentes (un logo, une signature dont le fond a été supprimé), choisissez une couleur de fond : le JPG ne gère pas la transparence, ces zones sont donc remplies avec cette couleur au lieu de devenir noires.
Exportez. La qualité JPG est abaissée progressivement pendant que la taille réelle en octets est mesurée ; les dimensions en pixels ne sont réduites que si vous l’autorisez.

La localisation GPS et les autres données EXIF des photos prises au téléphone sont supprimées des images exportées.

Combien de pixels pour une photo de 3×4 cm ou 4×6 cm ?

Une taille d’impression en centimètres ne se convertit en pixels qu’une fois la résolution d’impression choisie (DPI, points par pouce ; 1 pouce = 2,54 cm) :

Taille d’impression	300 DPI	600 DPI
2×3 cm	236 × 354 px	472 × 709 px
3×4 cm	354 × 472 px	709 × 945 px
4×6 cm	472 × 709 px	945 × 1417 px

Formule : pixels = cm ÷ 2,54 × DPI. Dans l’outil de redimensionnement, choisissez l’unité cm, saisissez la taille et le DPI : la taille en pixels est calculée et le DPI est inscrit dans le fichier. Si votre photo a d’autres proportions, choisissez Remplir le cadre (rogner) (rogne les bords) ou Ajuster dans le cadre, avec fond (ajoute un fond blanc). L’outil redimensionne selon les valeurs que vous saisissez : il ne certifie pas qu’une photo respecte les règles d’un organisme concernant le fond, la pose ou l’ancienneté de la photo.

Caviarder un PDF correctement

Dessiner un rectangle noir dans Word, dans un lecteur PDF ou avec un stylo d’annotation ne supprime pas le texte en dessous : le destinataire peut toujours le sélectionner, le copier ou le rechercher. Caviarder un PDF supprime le contenu réel des zones que vous délimitez :

Les caractères situés dans une zone sont supprimés du contenu de la page (y compris les couches de texte OCR invisibles) ; le reste du texte garde sa position et reste sélectionnable.
Les pixels des images situés sous une zone sont effacés dans les données de l’image elle-même ; l’image d’origine non caviardée est retirée du fichier.
Les dessins vectoriels qui traversent une zone sont découpés ; les annotations qui touchent une zone sont supprimées.
Après sa création, le fichier est relu pour vérifier qu’aucun texte extractible ne subsiste dans les zones.

Les pages contenant des éléments impossibles à modifier directement (par exemple des images de scanner compressées en JBIG2) sont converties en images et listées dans le rapport. Dessinez des zones qui couvrent entièrement le texte, et ouvrez toujours le résultat pour le vérifier visuellement avant de l’envoyer.

Diviser un PDF ou en extraire quelques pages

Diviser PDF propose quatre modes : extraire les pages sélectionnées dans un seul fichier, un fichier par page, un fichier toutes les N pages, ou des plages comme 1-3, 5, 8-10 (chaque plage devient un fichier). Les résultats multiples peuvent être téléchargés un par un ou en ZIP. Pour réordonner ou faire pivoter des pages au préalable, utilisez Organiser les pages PDF et envoyez le résultat directement à l’outil de division, sans le télécharger.

Vérifier les fichiers avant de les envoyer

Format et taille : comparez avec les règles du destinataire (PDF ou JPG, combien de Mo ou de Ko au maximum). Visez un peu en dessous de la limite.
Pages et ordre : toutes les pages sont présentes, à l’endroit, sans page blanche parasite.
Lisibilité : zoomez sur les petits caractères, les tampons et les signatures.
Nom du fichier : si le portail refuse les noms accentués, activez l’option « Nom sans accents ni espaces ».
Informations superflues : caviardez les numéros de compte ou d’identité qui ne sont pas demandés.

Le résultat de chaque outil affiche une liste de vérification des éléments mesurés automatiquement ; « le contenu est net et complet » nécessite toujours votre propre confirmation.