Panduan

Panduan ini membahas situasi yang sering muncul saat mengirim dokumen secara online: portal hanya menerima PDF, ada batas ukuran file, foto harus berformat JPG, atau ada data yang sebaiknya disembunyikan sebelum dikirim. Semua contoh memakai data sampel. Ukuran dan batas yang disebutkan di sini hanyalah contoh umum dan tidak menggantikan persyaratan resmi dari lembaga tujuan Anda — selalu baca petunjuk mereka.

Siapkan satu set dokumen lengkap dengan beberapa grup

Berkas pendaftaran biasanya terdiri dari beberapa jenis dokumen, masing-masing dengan aturannya sendiri — misalnya “Ijazah: satu PDF di bawah 2 MB” dan “Pas foto: JPG di bawah 500 KB”. Siapkan dokumen menangani seluruh set dalam satu sesi:

Seret atau pilih semua gambar (JPG, PNG) dan PDF. Setiap halaman PDF dan setiap gambar menjadi kartu halaman dengan gambar mini.
Buat satu grup untuk setiap jenis dokumen (tersedia nama yang disarankan, atau ketik nama sendiri).
Pindahkan halaman ke grup yang tepat, seret untuk mengubah urutan, putar halaman yang terbalik, pangkas bagian meja yang ikut terfoto di foto ponsel, hapus halaman yang tidak perlu (bisa diurungkan).
Tetapkan persyaratan setiap grup: satu PDF atau gambar terpisah, batas ukuran, ukuran halaman A4 atau asli, nama file.
Buat file-filenya. Setiap grup diperiksa dengan data nyata: ukuran dalam byte, format, jumlah halaman, atau dimensi piksel.
Unduh tiap file, atau semuanya dalam satu ZIP.

Jika sebuah grup tidak memenuhi batas ukurannya, hasilnya tetap disimpan dan ditandai jelas “Melebihi batas” beserta ukuran sebenarnya, sehingga Anda bisa menurunkan kualitas, beralih ke hitam putih, atau mengubah batasnya — situs ini tidak pernah melaporkan keberhasilan yang tidak terjadi.

Gabungkan kedua sisi kartu identitas menjadi satu PDF

Banyak prosedur meminta “kedua sisi dalam satu file”. Gunakan Gambar ke PDF atau sebuah grup di Siapkan dokumen:

Pilih foto sisi depan dan sisi belakang. Foto dari ponsel diputar tegak sesuai orientasi EXIF-nya.
Letakkan sisi depan lebih dulu. Jika foto memperlihatkan banyak bagian meja, gunakan Pangkas gambar.
Pilih A4 dengan margin Normal jika penerima mungkin akan mencetaknya; pilih Pertahankan ukuran asli untuk dilihat di layar.
Atur batas ukuran jika ada (misalnya 1 MB), lalu buat PDF.

Secara default, hasilnya adalah PDF dua halaman, satu sisi per halaman. Untuk menaruh kedua sisi di halaman A4 yang sama, pilih tata letak “2 kartu ukuran sebenarnya per lembar”: setiap sisi ditempatkan persis seukuran kartu 85,6 × 54 mm (saat dicetak pada skala 100%), sisi depan di atas sisi belakang, berjarak 1 cm agar mudah digunting. Pangkas dulu foto tepat di tepi kartu agar ukurannya akurat. Tata letak “2/4/6/9 per lembar” mengumpulkan beberapa gambar atau halaman PDF ke dalam lebih sedikit lembar.

Kompres PDF hingga di bawah 2 MB

Gunakan Kompres PDF dan pilih 2 MB (atau masukkan batas Anda sendiri). Cara kerjanya:

Hanya gambar di dalam PDF yang diperkecil resolusinya dan dikodekan ulang; teks dan grafik vektor dipertahankan, sehingga tetap bisa dipilih, dicari, dan disalin.
Beberapa tingkat kompresi dicoba dan ukuran sebenarnya dari file yang disimpan diukur, untuk memilih kualitas tertinggi yang masih di bawah batas. 1 MB berarti 1.000.000 byte.
Jika file sudah di bawah batas dan tidak ada yang perlu diubah, file asli dikembalikan tanpa perubahan (tanda tangan digital dan kualitasnya tetap terjaga).

Tidak semua PDF bisa mencapai setiap batas. Hasil scan 30 halaman pada 600 DPI mungkin tidak muat dalam 2 MB sambil tetap terbaca. Dalam hal itu, Anda akan melihat ukuran nyata terkecil yang berhasil dicapai, lalu dapat mengubah gambar menjadi hitam putih, memecah file dengan Pisahkan PDF, atau mengizinkan halaman diubah menjadi gambar (nonaktif secara default, karena halaman tersebut kehilangan teks yang bisa dipilih).

Ubah PNG ke JPG di bawah 500 KB

Dengan Konversi & ubah ukuran gambar:

Tambahkan PNG Anda (atau beberapa gambar sekaligus).
Pilih JPG dan batas 500 KB.
Jika PNG memiliki area transparan (logo, tanda tangan yang latarnya sudah dihapus), pilih warna latar — JPG tidak mendukung transparansi, jadi area tersebut diisi dengan warna itu alih-alih menjadi hitam.
Ekspor. Kualitas JPG diturunkan bertahap sambil mengukur jumlah byte sebenarnya; dimensi piksel hanya dikurangi jika Anda mengizinkannya.

Lokasi GPS dan data EXIF lain dari foto ponsel dihapus dari gambar yang diekspor.

Berapa piksel foto 3×4 cm atau 4×6 cm?

Ukuran cetak dalam sentimeter baru bisa diubah menjadi piksel setelah Anda memilih resolusi cetak (DPI — dots per inch; 1 inci = 2,54 cm):

Ukuran cetak	300 DPI	600 DPI
2×3 cm	236 × 354 px	472 × 709 px
3×4 cm	354 × 472 px	709 × 945 px
4×6 cm	472 × 709 px	945 × 1417 px

Rumus: piksel = cm ÷ 2,54 × DPI. Di alat ubah ukuran, pilih satuan cm, lalu masukkan ukuran dan DPI; ukuran piksel dihitung otomatis dan DPI ditulis ke dalam file. Jika rasio aspek foto Anda berbeda, pilih Penuhi bingkai (dipangkas) (memangkas bagian tepi) atau Muat utuh, tambah latar (menambahkan latar putih). Alat ini hanya mengubah ukuran sesuai angka yang Anda masukkan — tidak menjamin foto memenuhi aturan instansi mana pun tentang latar, pose, atau usia foto.

Menyensor PDF dengan cara yang benar

Menggambar kotak hitam di Word, di pembaca PDF, atau dengan pena anotasi tidak menghapus teks di bawahnya: penerima masih bisa memilih, menyalin, atau mencarinya. Sensor PDF menghapus isi sebenarnya di dalam area yang Anda tandai:

Karakter di dalam area dihapus dari konten halaman (termasuk lapisan teks OCR yang tak terlihat); teks lainnya tetap di posisinya dan tetap bisa dipilih.
Piksel gambar di bawah area dihapus langsung di data gambar itu sendiri; gambar asli yang belum disensor dibuang dari file.
Grafik vektor yang melintasi area dipotong; anotasi yang menyentuh area dihapus.
Setelah file dibuat, file dibaca ulang untuk memastikan tidak ada teks yang dapat diekstrak di dalam area.

Halaman dengan elemen yang tidak bisa diedit langsung (misalnya gambar hasil pemindai berkompresi JBIG2) diubah menjadi gambar dan dicantumkan dalam laporan. Buat area yang menutupi teks sepenuhnya, dan selalu buka hasilnya untuk memeriksanya secara visual sebelum mengirim.

Pisahkan atau ambil beberapa halaman dari PDF

Pisahkan PDF menyediakan empat mode: ekstrak halaman terpilih ke satu file, satu file per halaman, setiap N halaman, atau rentang seperti 1-3, 5, 8-10 (setiap rentang menjadi satu file). Beberapa hasil bisa diunduh satu per satu atau sebagai ZIP. Untuk mengubah urutan atau memutar halaman terlebih dahulu, gunakan Atur halaman PDF, lalu kirim hasilnya langsung ke alat pemisah tanpa perlu mengunduhnya.

Periksa file sebelum mengirim

Format dan ukuran: bandingkan dengan aturan penerima (PDF atau JPG, di bawah berapa MB/KB). Usahakan sedikit di bawah batas.
Halaman dan urutan: semua halaman ada, posisinya tegak, tidak ada halaman kosong yang terselip.
Keterbacaan: perbesar tampilan pada tulisan kecil, cap, dan tanda tangan.
Nama file: jika portal menolak nama file beraksen, aktifkan opsi “Nama tanpa aksen dan spasi”.
Data yang tidak diperlukan: sensor nomor rekening atau nomor identitas yang tidak diminta.

Hasil setiap alat menampilkan daftar periksa berisi hal-hal yang diukur secara otomatis; “isinya jelas dan lengkap” selalu memerlukan konfirmasi Anda sendiri.