Hướng dẫn

Các hướng dẫn dưới đây đi theo những tình huống hay gặp khi nộp hồ sơ trực tuyến: cổng nộp chỉ nhận PDF, giới hạn dung lượng, yêu cầu ảnh JPG, cần ẩn bớt thông tin trước khi gửi. Mọi ví dụ dùng dữ liệu mẫu minh họa. Các mức dung lượng và kích thước nêu ở đây là ví dụ phổ biến, không thay thế yêu cầu chính thức của nơi nhận hồ sơ — hãy đọc kỹ thông báo của nơi bạn nộp.

Chuẩn bị cả bộ hồ sơ nhiều nhóm trong một lần

Một bộ hồ sơ thường gồm nhiều loại giấy tờ, mỗi loại có yêu cầu riêng. Ví dụ: “Bằng cấp: một file PDF dưới 2 MB” và “Ảnh chân dung: file JPG dưới 500 KB”. Trang Chuẩn bị hồ sơ xử lý cả bộ trong một phiên:

Kéo thả hoặc chọn tất cả ảnh (JPG, PNG) và PDF cần dùng. Mỗi trang PDF và mỗi ảnh trở thành một thẻ trang có hình thu nhỏ.
Tạo nhóm cho từng loại giấy tờ (có sẵn tên gợi ý như “Giấy tờ tùy thân”, “Bằng cấp – chứng chỉ”, hoặc tự đặt tên).
Chuyển trang vào đúng nhóm, kéo thả để đổi thứ tự, xoay trang bị ngược, cắt bớt viền ảnh chụp, xóa trang thừa (có hoàn tác).
Đặt yêu cầu cho từng nhóm: một file PDF hay ảnh riêng lẻ, giới hạn dung lượng, khổ A4 hay giữ kích thước gốc, tên file.
Bấm tạo file. Mỗi nhóm được kiểm tra bằng dữ liệu thật: số byte, định dạng, số trang hoặc kích thước điểm ảnh.
Tải từng file hoặc tải tất cả trong một file ZIP.

Nếu một nhóm chưa đạt dung lượng, kết quả vẫn được giữ và ghi rõ “Chưa đạt” cùng dung lượng thật, để bạn chọn giảm chất lượng, chuyển sang thang xám hoặc đổi giới hạn — trang web không báo đạt khi chưa đạt.

Ghép ảnh hai mặt giấy tờ thành một file PDF

Nhiều thủ tục yêu cầu “bản chụp hai mặt” trong cùng một file. Cách làm với Ảnh sang PDF hoặc trong một nhóm ở trang Chuẩn bị hồ sơ:

Chọn ảnh mặt trước và mặt sau. Ảnh chụp bằng điện thoại được xoay đúng chiều theo thông tin EXIF.
Đặt mặt trước lên trước. Nếu ảnh còn nhiều nền bàn, dùng Cắt ảnh để bỏ phần thừa.
Chọn khổ A4 và lề Thường nếu nơi nhận muốn in được; chọn Giữ kích thước nguồn nếu chỉ xem trên máy.
Đặt giới hạn dung lượng nếu có (ví dụ 1 MB) rồi tạo PDF.

Kết quả mặc định là một PDF hai trang, mỗi mặt một trang. Muốn cả hai mặt trên cùng một trang A4, chọn bố cục “2 thẻ đúng cỡ thật trên 1 tờ”: mỗi mặt được đặt đúng kích thước thẻ 85,6 × 54 mm (khi in ở tỷ lệ 100%), mặt trước ở trên, mặt sau ở dưới, cách nhau 1 cm để dễ cắt. Để kích thước chính xác, cắt ảnh sát mép thẻ trước khi tạo file. Bố cục “2/4/6/9 trên 1 tờ” dùng khi cần gom nhiều ảnh hoặc nhiều trang PDF lên ít tờ hơn.

Nén PDF xuống dưới 2 MB

Dùng Nén PDF, chọn mức 2 MB (hoặc nhập mức riêng). Cách nén:

Chỉ ảnh bên trong PDF được giảm độ phân giải và nén lại; chữ và hình vẽ vector được giữ nguyên nên vẫn chọn, tìm và copy được.
Hệ thống thử nhiều mức và đo dung lượng thật của file đã lưu để chọn mức có chất lượng cao nhất mà vẫn dưới giới hạn. 1 MB tính là 1.000.000 byte.
Nếu file vốn đã nhỏ hơn giới hạn và không cần thay đổi, file gốc được giữ nguyên (không làm hỏng chữ ký số hay chất lượng).

Không phải PDF nào cũng nén được tới mọi mức. Một bản scan 30 trang ở 600 DPI có thể không xuống được 2 MB mà vẫn đọc rõ. Khi đó bạn sẽ thấy dung lượng thật nhỏ nhất đạt được và có thể: chuyển ảnh sang thang xám, chia file bằng Tách PDF, hoặc bật tùy chọn chuyển trang thành ảnh (mặc định tắt vì trang đó sẽ mất chữ chọn được).

Đổi PNG sang JPG dưới 500 KB

Với Đổi định dạng & kích thước ảnh:

Thêm ảnh PNG (hoặc nhiều ảnh cùng lúc).
Chọn định dạng JPG và giới hạn 500 KB.
Nếu PNG có vùng trong suốt (logo, chữ ký đã tách nền), chọn màu nền — JPG không có độ trong suốt nên vùng đó sẽ được tô màu nền thay vì thành màu đen.
Bấm xuất ảnh. Hệ thống giảm chất lượng JPG từng bước và đo byte thật; chỉ giảm kích thước điểm ảnh khi bạn cho phép.

Thông tin vị trí GPS và dữ liệu EXIF khác trong ảnh chụp điện thoại được loại bỏ khỏi ảnh xuất ra.

Ảnh 3×4, 4×6 là bao nhiêu pixel?

Kích thước in (cm) chỉ đổi được ra pixel khi biết độ phân giải in (DPI — số điểm ảnh trên mỗi inch, 1 inch = 2,54 cm):

Kích thước in	300 DPI	600 DPI
2×3 cm	236 × 354 px	472 × 709 px
3×4 cm	354 × 472 px	709 × 945 px
4×6 cm	472 × 709 px	945 × 1417 px

Công thức: pixel = cm ÷ 2,54 × DPI. Trong công cụ đổi kích thước ảnh, chọn đơn vị cm, nhập kích thước và DPI, hệ thống tính số pixel và ghi DPI vào file. Nếu ảnh gốc khác tỷ lệ 3:4, chọn Cắt cho đầy khung (cắt bớt mép) hoặc Vừa khung, thêm nền (thêm nền trắng). Đây là phép đổi kích thước theo con số bạn nhập, không phải xác nhận ảnh “đạt chuẩn” của cơ quan nào — yêu cầu về phông nền, tư thế, thời hạn chụp do nơi nhận quy định.

Che thông tin trong PDF đúng cách

Vẽ một ô màu đen trong Word, trình đọc PDF hay bằng bút chú thích không xóa chữ bên dưới: người nhận vẫn có thể bôi đen, copy hoặc tìm thấy nội dung đó. Che thông tin PDF xóa thật nội dung trong vùng bạn khoanh:

Ký tự trong vùng bị xóa khỏi luồng nội dung (kể cả lớp chữ ẩn do phần mềm OCR tạo); các chữ còn lại giữ nguyên vị trí và vẫn chọn được.
Điểm ảnh của ảnh nằm dưới vùng che bị xóa trong chính dữ liệu ảnh; ảnh gốc chưa che bị loại khỏi file.
Hình vẽ vector đi qua vùng che bị cắt bỏ phần bên trong; chú thích (annotation) chạm vùng che bị bỏ.
Sau khi tạo, file được đọc lại để kiểm tra không còn chữ trích xuất được trong vùng che.

Trang nào có thành phần chưa sửa trực tiếp được (ví dụ ảnh nén JBIG2 của máy scan) sẽ được chuyển thành ảnh và ghi rõ trong báo cáo. Hãy vẽ vùng phủ trọn chữ cần che và luôn mở file kết quả kiểm tra bằng mắt trước khi gửi.

Tách hoặc trích một vài trang khỏi PDF

Tách PDF có bốn cách: trích các trang đã chọn thành một file, mỗi trang một file, chia đều mỗi N trang, hoặc nhập khoảng như 1-3, 5, 8-10 (mỗi khoảng thành một file). Nhiều file kết quả có thể tải riêng hoặc gộp trong một ZIP. Muốn đổi thứ tự hay xoay trang trước khi tách, dùng Sắp xếp trang PDF rồi chuyển tiếp kết quả sang công cụ tách mà không cần tải xuống.

Kiểm tra file trước khi bấm nộp

Định dạng và dung lượng: so với yêu cầu của nơi nhận (PDF hay JPG, dưới bao nhiêu MB/KB). Nên đặt giới hạn thấp hơn một chút.
Số trang và thứ tự: đủ trang, đúng chiều, không thừa trang trắng.
Đọc được: phóng to kiểm tra chữ nhỏ, con dấu, chữ ký.
Tên file: nếu cổng nộp báo lỗi tên tiếng Việt, bật tùy chọn tên không dấu, không khoảng trắng.
Thông tin không cần thiết: che số tài khoản, số giấy tờ không liên quan trước khi gửi.

Trang kết quả của mỗi công cụ hiển thị bảng kiểm với các mục đo được tự động; mục “nội dung rõ, đủ trang” luôn cần bạn tự xác nhận.